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Lobo Salud

 INTRODUCCION

Es conocido que la mayor dificultad que enfrentan las instituciones de salud, es hacer investigación o extraer estadísticas sobre información capturada en papel, esto ha conllevado que la Gerencia enfoque sus recursos en equipos de digitación y registro de información fuera de línea con alto riesgo de que dicha información sea inexacta y obsoleta para la toma de decisiones, sobretodo en aspectos relacionados a la parte asistencial. En cuanto a lo administrativo la realidad no es diferente, mantener la contabilidad normalmente tiene más de 30 días de retraso y las conciliaciones bajo esta realidad se hacen a medias ya que nuestros recursos están enfocados una vez más al registro de la información.

Lobo Salud es un Software de Administración de Salud basado en estándares nacionales e internacionales que enfoca todos sus módulos operacionales a la captura de la información “Justo a tiempo”. Esto se ha logrado gracias a que nuestro equipo de desarrollo se ha enfrentado cara a cara con esta realidad y ha informatizado todos los procesos para que en base a una estructura única y en coordinación de la gerencia de las instituciones se diseñe el modelo de trabajo para que ellos tengan la información siempre disponible. “Los actores registran la información en el momento que la generan y puede ser reutilizada en línea por cualquier usuario”. Este modelo permite gestionar eficientemente una institución de salud ya sea Policlínico, Clínica u Hospital.

CARACTERÍSTICAS  GENERALES

Como sistema integral, Atom Salud tiene dos componentes principales: operacional y de gestión. En la parte operativa cuenta con una plataforma que atiende las principales tareas asistenciales y administrativas del día a día en la institución. En la parte de gestión proporciona una plataforma gerencia (Atom Negocios) para la consulta de datos de resumen, producto de las operaciones registradas en la plataforma operacional, proporcionando información de relevancia para la toma de decisiones y evaluación del estado actual.

Estandarizado: el uso de estándares nacionales e internacionales presentes en el campo de salud ha sido una característica considerada en cada flujo de proceso dentro del sistema para una clara y consistente comunicación entre las diversas áreas de la institución de salud. Esto permite una integración con otros sistemas externos, factible gracias a un común entendimiento en los conceptos y datos empleados. Entre los estándares empleados por el sistema se tienen: Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE-10, OMS), Denominación Común Internacional para sustancias farmacológicas (DCI, OMS), Nomenclatura de Procedimientos Médicos (SEGUS, SUNASA), Codificación Única de Medicamentos (CUMS, SUNASA), Procedimientos de Enfermería (SOAPIE), Codificación de Diagnósticos de Enfermería (NANDA).

Capacidad de adaptación a la institución de salud: Atom Salud ha sido desarrollado desde su concepción con lineamientos que faciliten su adaptación a diferentes condiciones establecidas en la institución de salud. Para citar un ejemplo, Atom Salud opera atendiendo una clara distinción entre diversos tipos de pacientes lo cual es reflejado a lo largo del flujo de operaciones que se realiza para la atención del paciente, se pueden mencionar pacientes particulares, pacientes coberturados por EPSs y aseguradoras, pacientes de bajos recursos económicos y pacientes en grave estado de peligro.

Dentro de las múltiples ventajas de contar con Atom Salud en su institución de salud, podemos citar:

  • Mejorar los procesos de atención de sus pacientes; gracias a que el sistema integra todos los servicios asociados a la atención.
  • Ahorrar tiempo y optimizar sus recursos; ya que el sistema integra un flujo de procesos, óptimo para el monitoreo de las actividades en las diferentes áreas.
  • Disponer de información precisa y oportuna; debido a que el sistema maneja información en línea que es alimentada directamente por los profesionales de la salud.
  • Optimizar sus costos y maximizar sus resultados; ya que el sistema ha sido concebido desde un modelo de gestión mide-analiza-evalúa-corrige.

MÓDULOS  DEL  SISTEMA

  • Agenda Médica
  • Afiliación de pacientes (Sistema de Membresía)
  • Consulta Externa
  • Medicina Física y Rehabilitación
  • Caja
  • Gestión de Quirófano
  • Consulta Médica
  • Generación de Informes de Servicios
  • Gestión del Internado
  • Movimiento de Historias
  • Estadísticas
  • Auditoria de Expedientes
  • Facturación
  • Cuentas Corrientes
  • Contabilidad
  • Almacenes, abastecimientos e inventario
  • Actualización de precios
  • Pastoral
  • Capital Humano
  • Plataforma Gerencial

DETALLE DE MÓDULOS ASISTENCIALES

Módulo de Admisión Ambulatorio

La pantalla inicial donde acceden los encargados de central de citas es la agenda médica, desde este módulo se registra citas médicas, ordenes de atención, horarios médicos, reprogramación de citas, entre otros.

La agenda de citas médicas incluye opciones de consulta por especialidad, médico y fecha con una vista que hace distinción del tipo de paciente, reservación de cita y orden de atención pagada. Así mismo desde la agenda es posible la creación de órdenes de atención para pacientes particulares, de bajos recursos económicos (sociales) y/o asegurados.

Consulta Médica

La consulta médica incluye un listado de turnos de pacientes que son mostradas al momento que el médico inicia su sesión, desde el consultorio.

Al ingresar, en la pantalla de consulta médica del paciente se presentan paneles de contenido para el registro por parte del médico. En cada panel según el contenido se emplean diversos estándares nacionales e internacionales mencionados en las características generales de este documento.

EL sistema cuenta con un formulario de registro de funciones vitales para su uso en triaje. Opcionalmente, el especialista puede realizar este registro al momento de la consulta.

En la cabecera de la atención se muestra los antecedentes patológicos, familiares y alergias con la finalidad que el médico lo tome en cuenta al momento de la atención.

Todo diagnóstico registrado en el sistema sigue la clasificación internacional (CIE-10) indicada por la OMS, para su fácil captura se cuenta con cajas de ingreso de texto que presentan sugerencias (resultados de búsqueda de coincidencias) mientras el médico ingresa las primeras letras del diagnóstico. La correcta captura de los diagnósticos establecidos por el médico son de relevancia para la elaboración de reportes del sistema  solicitados por entidades reguladoras en salud como el Ministerio de Salud o la OMS.

Cada procedimiento médico registrado por el médico es automáticamente agrupado al servicio correspondiente que lo brinda. Luego, el médico registra la consulta médica ingresando su contraseña.

Finalmente, las recetas médicas, ficha de atención del paciente, hoja de consulta médica son impresos por el sistema.

Puesto que los datos de consulta médica son registrados por el sistema, es factible realizar consultas sobre la historia clínica del paciente directamente desde el sistema. Para ello se cuenta con un buscador por intervalos de fecha y opcionalmente un criterio de búsqueda por especialidad médica. Cada resultado obtenido se puede detallar en los diagnósticos, procedimientos, recetas médicas, interconsultas registradas en el acto médico.

El registro de interconsultas en la consulta médica comprende la especialidad de destino, una descripción/motivo (que podrá ser visualizada en la siguiente consulta médica) y opcionalmente el médico recomendado.  Tal registro no sólo incide en la historia clínica del paciente sino también ello es notificado en el próximo registro de una cita médica del paciente.

 Medicina Física y Rehabilitación

Los profesionales de atención en rehabilitación por lo general realizan una tarea directiva sobre sus pacientes, los cuales en forma individual (y simultánea) ejecutan los procedimientos indicados para atender sus problemas de discapacidad entre otros. Este trabajo directivo posibilita al profesional de atención para atender a más de un paciente en un determinado espacio de tiempo, ello es contemplado por el sistema proporcionando una agenda particular para la especialidad en mención, contando con la capacidad de programar a más de una persona en un determinado espacio de tiempo. Luego, la agenda adicionalmente cuenta con las demás bondades presentadas por la agenda médica convencional presentada para atenciones ambulatorias.

El profesional de atención puede programar las sesiones de cada uno de sus pacientes en diversas fechas, con una pantalla que le presenta los días programados en el mes, las sesiones para una fecha determinada, la cantidad de pacientes en cada espacio de tiempo y la posibilidad de ver los procedimientos a ejecutar por cada uno de sus pacientes en cada espacio de tiempo (ello permitirá al profesional de atención agrupar mejor sus pacientes para mejorar su capacidad de atención).

La pantalla de registro de atenciones del profesional de atención presenta información del número de sesiones programadas y atendidas. Aquí él registra el tratamiento realizado y algunas observaciones necesarias a tomar en cuenta (las observaciones registradas son apiladas y mostradas en cada nuevo registro).

Hospitalización

En el registro de pacientes a hospitalización se dispone de mapas de habitaciones para cada piso de atención. El mapa permite una visualización integral del grado de ocupación del piso, donde cada habitación en el mapa presenta colores distintivos para el estado de la cama (libre, ocupado, preparación y mantenimiento). Así mismo el mapa permite el registro de tareas administrativas y asistenciales. Entre las tareas administrativas: actualización de datos de la orden de atención, programación de habitaciones, cambio de habitaciones, alta administrativa. Entre las tareas asistenciales: visita médica, alta médica, historial de ejecución de procedimientos, plan de medicación (medicamentos, insumos médicos). Adicionalmente se contemplan el registro de actividades pastorales.

Los mapas presentan en forma diferenciable las locaciones de quirófano, UCI (Unidad de Cuidados Intensivos) y sala de bebés. Luego, todo producto o servicio suministrado al paciente es registrado en el sistema acorde al servicio y/o locación donde se brindó.

Toda atención de pacientes hospitalizados se compone de órdenes de internamiento, las cuales agrupan los productos y servicios brindados al paciente; según la condición: particular, seguro, social, u otros. Luego, en pantallas de auditoría es posible trasladar un producto de una orden de internamiento a otra.

La visita médica comprende: terapéutica (medicación, tipo de dieta, indicaciones), exámenes auxiliares, interconsultas, evolución. Así mismo la pantalla de visita médica permite la consulta de historiales: medicación recibida, anotaciones de enfermería, procedimientos de enfermería (según el estándar SOAPIE).

La enfermera del paciente o del piso de atención según corresponda, puede registrar un plan de tareas para atención del paciente hospitalizado, ello puede incluir: solicitud de medicamentos, suspensión de un medicamento (por orden del médico), dieta, equipos médicos especiales, exámenes auxiliares.

Luego, la enfermera puede registrar la ejecución del plan de tareas de atención al paciente: medicación, exámenes auxiliares, y monitoreo que incluye: controles vitales y termodinámicos, ventiloterapia, evaluación neurológica.

El registro de funciones vitales en la hospitalización posibilita una posterior visualización de gráficas de monitoreo de pulso, temperatura, respiración, peso, diuresis, drenaje, saturación de oxígeno, entre otros.

Las actividades pastorales llevadas a cabo en la habitación del paciente comprenden bautizos, acompañamientos, oraciones pre y post operatorias, unción de los enfermos entre otros; luego, el uso de reportes dentro del sistema permite conocer el volumen de labor pastoral brindada a los pacientes. Cabe señalar que la presentación de estas actividades agrega valor en la calidad de atención al paciente.

Se incluye el módulo de gestión de quirófano que contempla la programación de salas, incluye el registro de solicitudes de sala que luego son programadas, la agenda de programación muestra un color distintivo para cada tipo de paciente.

Para el registro de operaciones quirúrgicas Lobo Salud contempla operaciones programadas, operaciones de emergencia, operaciones ambulatorias no programadas (por orden del médico) y operaciones quirúrgicas con complicaciones (derivados a hospitalización).

Para el registro de hojas de gasto de quirófano se cuenta con plantillas predefinidas para operaciones quirúrgicas comunes, su uso simplifica el registro de medicamentos, insumos, entre otros.

DETALLE DE MÓDULOS ADMINISTRATIVOS Y DE GESTION

Facturación

Los productos y servicios proporcionados al paciente asegurado son procesados por personal de auditoría los cuales pueden validar la ejecución de procedimientos realizados al paciente.

La facturación en el sistema contempla dos formas de facturación configurable por aseguradora: regular y mixta.

En la facturación regular emite una a dos facturas, una factura si todos los items (consulta médica, procedimiento médico, examen auxiliar, recetas de medicamentos entre otros) son afectos o no afectos a pago de impuestos, dos facturas cuando se tienen algunos ítems afectos (primera factura) y otros no afectos (segunda factura).

En la factura mixta se emite una sola factura donde cada ítem es agrupado en afectos o no afectos, cada grupo es identificable en la factura.

Gestión Humana

El módulo de capital humano se encuentra implementado brindando funcionalidades para el registro de colaboradores, horarios de trabajo, control de asistencia, permisos y generación de planillas, todo ello atendiendo particularidades de una institución de salud como las guardias, retenes, cambios, permisos, entre otros.

El sistema también permite interconexión con algunos marcadores electrónicos para el control de asistencia en línea. Así mismo posibilita al personal autorizado poder modificar/corregir las asistencias para casos que lo justifiquen.

La generación de planillas incluye funcionalidades para la vista previa, impresión de la misma, generación de boletas, generación de archivos para el depósito de haberes.

 Negociaciones

Este módulo está diseñado para brindarle a la gerencia las herramientas que le permitirán negociar con las aseguradoras, EPS y empresas; el tarifario de servicios y/o productos. El sistema permite ingresar todos los parámetros necesarios para iniciar una relación comercial, los mismos que serán aplicados en los procesos de atención. El manejo de las condiciones relacionadas a precios diferenciados para cada servicio por empresa puede ser establecida en forma dinámica desde el sistema. Un tarifario comprende procedimientos médicos, exámenes auxiliares, consultas médicas, medicinas, insumos médicos, entre otros.

La capacidad de manejo jerarquizado de procedimientos en el sistema permite la generalización de condiciones en los precios permitiendo su definición mediante precios fijos o determinados por el factor negociado y las unidades correspondientes al procedimiento.

Integración con sistemas externos

La infraestructura del  sistema soporta la comunicación con sistemas externos mediante el empleo de tecnología de actualidad. Es así que el sistema interactúa con el SITEDS, servicio Web proporcionado por la SUNASA (Superintendencia Nacional de Aseguramiento en  Salud) para la consulta de información actualizada en condiciones de coberturas para pacientes asegurados.

El sistema también se interconecta con sistemas de proveedores externos que tengan implementada esta tecnología con la finalidad de mantener actualizada la información, uno de los servicios implementados está orientado al uso de un laboratorio, de tal manera que cuando el paciente paga un examen, en el sistema del laboratorio se registran los datos necesarios para procesar este examen, cuando el examen es completado, los resultados son enviados a la historia clínica del paciente y pueden ser consultados por el especialista solicitante.

Contabilidad.

Todos los módulos que componen el sistema están orientados a generar los asientos o pre-asientos al momento de registrar las operaciones; las configuraciones se realizan al momento de registrar los tarifarios de servicios y el sistema internamente crea los asientos contables.

Más del 80% de las operaciones contables se registran al momento de provisionar o cancelar las cuentas corrientes (cuentas por cobrar y cuentas por pagar).

El sistema genera los asientos o preasientos dependiendo de la configuración, esta información es reutilizada por los encargados de contabilidad.

En el caso de planillas cada rubro está asignado a una cuenta contable, de tal manera que al cierre de mes el reporte genera un preasiento.

Otros asientos no preconfigurados se ingresa desde un módulo diario. Posteriormente esta información es procesada para generar la hoja de trabajo y los estados financieros

 

Lobo Report

Aplicativo de reporteo para la generación y exportación de reportes tabulares, gráficas, archivos PDF y hojas de cálculo Excel.

Este aplicativo puede ser usado tanto por usuarios gerenciales como operativos de las diferentes áreas ya que el nivel de acceso es controlado desde Lobo Salud.

Las características principales del Lobo  Report son:

  • Embebido en Lobo Salud proporcionando facilidad de acceso.
  • Rápida publicación de reportes y cambio de modo de visualización.
  • Parametrización de consultas para el usuario.
  • Manejo de grandes cantidades de registros de resultado.
  • Manejo de permisos de acceso fácil y preciso para usuarios Lobo Salud.

Plataforma Gerencial

Esta plataforma está orientada  a la consulta de datos de resumen producto del registro y procesamiento de los datos operativos. Información para la evaluación de estado actual en las áreas de la institución y de utilidad para la toma de decisiones. Entre ellos se presentan ranking por períodos de tiempo definidos por el usuario así como gráficas en diversos tipos.

La plataforma gerencial permite consulta de datos, de volumen, en productos o servicios brindados y productividad del recurso humano de la institución de salud. Luego, empleando las capacidades de ordenamiento se pueden revelar las especialidades más concurridas, el servicio de mayor demanda, los médicos con mayor cantidad de atenciones, las aseguradoras con mayor cantidad de atenciones en la institución, las localidades de donde provienen la mayor cantidad de pacientes, entre varios otros grupos de información factibles de resumir.

Luego de visualizar los datos en cantidades y montos es posible visualizar los propios datos en una gráfica de un tipo seleccionable por el usuario, gráfica que luego puede ser almacenada como una imagen digital, el ancho y alto de la imagen también son configurables.

El agrupamiento de la información por períodos de tiempo otorga una capacidad comparativa para evaluar los grupos de productos y servicios brindados. Es así que el número de citas médicas, recetas de medicamentos, exámenes auxiliares y otros pueden ser comparados por días de la semana, meses, trimestres, años. Una vez generada la gráfica se puede esbozar el comportamiento o demanda del producto o servicio en diferentes períodos de tiempo.